Subiekt 123

Opis:

Subiekt 123 to przyjazny i łatwy w obsłudze system online do wystawiania faktur, zarządzania informacjami o klientach oraz prowadzenia kartotek usług i towarów.

Charakterystyka:

System fakturowania online: Subiekt 123 – Nowoczesne fakturowanie w chmurze i integracja z KSeF
Subiekt 123 to intuicyjna i niezwykle przyjazna w obsłudze aplikacja internetowa dedykowana do sprawnego wystawiania dokumentów sprzedażowych, zarządzania relacjami z kontrahentami oraz prowadzenia przejrzystych kartotek produktów i usług. System jest w pełni dostosowany do generowania struktur JPK oraz KSeF. Stanowi idealne rozwiązanie dla mikro i małych przedsiębiorstw poszukujących prostego, a zarazem mobilnego narzędzia do kontroli sprzedaży i opcjonalnego nadzoru nad magazynem. Dzięki bezpośredniej integracji z systemami księgowymi z linii InsERT nexo, użytkownicy mogą na bieżąco przekazywać dokumentację do współpracującego biura rachunkowego. Modułowa architektura programu pozwala na elastyczne uruchamianie dodatkowych funkcji w miarę rozwoju biznesu, a praca z systemem jest możliwa z dowolnego miejsca na ziemi – wymagany jest jedynie dostęp do sieci Internet.

Pełna gotowość na Krajowy System e-Faktur:
Program umożliwia bezpośrednie generowanie i sprawne wysyłanie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) do rządowej platformy KSeF. Użytkownik zyskuje wygodny panel do zarządzania dokumentami, weryfikację poprawności plików pod kątem schematów Ministerstwa Finansów, automatyczne pobieranie Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO) oraz zaawansowane przydzielanie ról i uprawnień pracowniczych.

Najważniejsze funkcje i obszary pracy:

Sprawne wystawianie dokumentów
Wystawienie faktury bądź paragonu to proces trwający zaledwie kilkadziesiąt sekund. System wykorzystuje zapisane wcześniej profile klientów oraz cenniki asortymentowe. Użytkownik definiuje formę oraz termin płatności, a także – w razie potrzeby – oznacza procedurę odwrotnego obciążenia. Gotowe dokumenty można natychmiast wyeksportować do formatu PDF i wysłać e-mailem bezpośrednio do odbiorcy. Aplikacja zapewnia również pełną obsługę dokumentów korygujących.

Obsługa transakcji zagranicznych
Subiekt 123 zapewnia bezproblemowe fakturowanie w walutach obcych. System wspiera realizację transakcji w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz eksportu. Tabela kursów walut jest aktualizowana w programie automatycznie. Dodatkowo przedsiębiorcy mogą generować i drukować faktury dwujęzyczne: w wariancie polsko-angielskim oraz polsko-niemieckim.

Cyfrowa kartoteka kontrahentów
Kompletna baza klientów jest zawsze dostępna w chmurze z opcją szybkiego dodawania, modyfikowania lub usuwania wpisów. Aby maksymalnie przyspieszyć pracę, program oferuje mechanizm automatycznego pobierania danych rejestrowych firm bezpośrednio z bazy GUS na podstawie numeru NIP. W kartotece gromadzone są m.in. numery kont bankowych, dedykowane terminy płatności, indywidualne rabaty oraz opisy ułatwiające codzienny kontakt.

Ewidencja usług i towarów
Aplikacja przechowuje szczegółowe parametry dotyczące świadczonych usług oraz oferowanego asortymentu. Wprowadzenie nowej pozycji wymaga jedynie podania nazwy i stawki cenowej. Aby ułatwić zarządzanie dużą liczbą produktów, system pozwala na grupowanie ich w spersonalizowane, samodzielnie zdefiniowane kategorie.

Kontrola biznesu i raportowanie
Nadzór nad kondycją finansową firmy ułatwia moduł generowania zestawień analitycznych. Użytkownik ma dostęp do raportów takich jak bilans, wielkość sprzedaży w wybranym przedziale czasowym, sprzedaż w rozbiciu na konkretnych klientów lub produkty, a także wykaz nierozliczonych należności. Wszystkie analizy można sprawnie wyeksportować do plików CSV oraz PDF.

Obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego
Oprogramowanie jest technologicznie przygotowane do obsługi procedur e-Kontroli. Pozwala na bezproblemowe generowanie struktur JPK_VAT (ewidencja sprzedaży) oraz plików JPK_FA (szczegółowy wykaz wystawionych faktur VAT).

Wsparcie dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST)
System posiada dedykowane opcje dla firm współpracujących z samorządami oraz podmiotów reprezentujących JST. Przy sprzedaży na rzecz struktur samorządowych program pozwala na swobodne i niezależne określenie danych innego nabywcy oraz innego odbiorcy końcowego na jednym dokumencie. W przypadku reprezentowania JST, faktura może wskazywać nadrzędną jednostkę jako oficjalnego sprzedawcę, podczas gdy firma użytkownika zostanie oznaczona jako wystawca pisma.

Spersonalizowany pulpit menedżerski
Ekran startowy programu można dowolnie modyfikować i dopasowywać do własnych preferencji za pomocą ruchomych bloków (klocek po klocku). Użytkownik sam decyduje, czy na pierwszym planie mają wyświetlać się alerty o zbliżających się płatnościach, widżet szybkiego wystawiania paragonów, czy skróty do faktur dla kluczowych kontrahentów.

Inteligentny terminarz i skróty
Aplikacja automatycznie monitoruje kalendarz podatkowy i terminy rozliczeń. Na podstawie wstępnie zdefiniowanych parametrów działalności (np. wybranej formy opodatkowania) system we właściwym czasie wyświetli przypomnienia o konieczności opłacenia składek lub uregulowania zobowiązań przez klientów. Dodatkowo na pulpicie można umieścić dedykowane odnośniki do dokumentacji najczęściej obsługiwanych partnerów biznesowych, co eliminuje potrzebę każdorazowego przeszukiwania bazy.

---

Rozszerzenia funkcjonalne (Moduły dodatkowe):
Przedsiębiorca nie musi płacić za funkcje, których nie wykorzystuje. W miarę rozwoju firmy bazową wersję programu można w dowolnym momencie rozbudować o następujące pakiety:

• Moduł Magazyn: Zapewnia kompleksową i przejrzystą kontrolę stanów magazynowych, automatyczne wyliczanie wartości towarów oraz sprawne wystawianie dokumentów przyjęć (PZ) i wydań zewnętrznych (WZ).
• Moduł Fiskalizacja: Umożliwia bezproblemowe drukowanie paragonów bezpośrednio na urządzeniach rejestrujących. Funkcja wymaga zainstalowania darmowej aplikacji Serwer Urządzeń Zewnętrznych, która zapewnia stabilną komunikację systemu chmurowego z fizycznymi drukarkami fiskalnymi.
• Pakiet Użytkownik+: Rozszerza licencję o dostęp dla trzech dodatkowych pracowników w ramach tej samej firmy. Każdy z nich otrzymuje indywidualne dane logowania, co pozwala na precyzyjną weryfikację w systemie, który członek zespołu sporządził konkretny dokument.